Instant Messenger Element

Was ist Element?

Element ist eine freie Software, mit der die Universität Osnabrück einen sicheren und komfortablen Kommunikationskanal bereitstellt. Dieser Dienst bietet vergleichbare Funktionalitäten wie die kommerziellen Plattformen Slack oder Discord und zeichnet sich durch seine vielfältigen Einsatzmöglichkeiten aus. Ebenso wie bei diesen Diensten bietet Element die Möglichkeit, Kommunikationsverläufe zu strukturieren, indem sich themen- oder gruppenspezifische Räume anlegen und organisieren lassen. Durch die einfache Durchsuchbarkeit der Nachrichten ist Element gerade als Ersatz für unübersichtlichere Kommunikationswege, wie E-Mail oder Stud.IP-Nachrichten, eine sinnvolle Alternative. Natürlich lassen sich damit auch leicht Bilder und Videos sowie Dateien über Element versenden und Privatnachrichten austauschen.

Element hat einige eindeutige Vorteile für den universitären Betrieb gegenüber den kommerziellen Plattformen. Allen voran ist es die große Datensicherheit, die Element durch eine Ende-zu-Ende-Verschlüsselung selbst mitbringt und die vor allem auch durch den Betrieb eines von der Universität Osnabrück bereitgestellten Servers (https://element.uni-osnabrueck.de/) gesichert wird, so dass Ihre Daten die Universität nie verlassen. Somit wird eine sichere Kommunikation ermöglicht und der Einsatz von Element ist in Lehre und Forschung ebenfalls für den Austausch von sensibleren Daten geeignet.

Als sogenannter „Instant Messenger“ ist Element insbesondere für gleichzeitiges oder zeitnahes Kommunizieren ausgelegt. Durch die @-Erwähnungen können spezifische Informationen leicht und schnell an relevante Personen weitergegeben werden. Diese Art zu kommunizieren hat sich in vielen Bereichen der freien Wirtschaft und im persönlichen Nachrichtenaustausch schon seit einer Weile etabliert, so dass Element trotz einer Vielzahl an Funktionen intuitiv bedienbar bleibt.

Natürlich ist ein solcher Dienst auch für die Zusammenarbeit über die Lehre hinaus hilfreich, sei es mit Kolleg*innen, in Gremien, in Forschungs- und Arbeitsgruppen, mit Hilfskräften oder Bürogemeinschaften. Die folgenden Hinweise setzen allerdings den Einsatz in der Lehre in den Fokus, denn gerade in diesem Bereich ist Element noch ein recht neues Werkzeug.

Sollten Sie Element vor dem Juli 2023 bereits genutzt haben beachten Sie bitte folgende Hinweise:
Der experimentelle Server (chat.virtuos) wird nur bis April 2024 weiter betrieben. Sie können ab jetzt das dauerhafte Angebot unter https://element.uni-osnabrueck.de/ nutzen. Leider können Ihre Chatverläufe auf Grund der hohen Sicherheit von Element nicht von uns auf den neuen Server transferiert werden. Erläuterungen, wie Sie den Umzug selbst durchführen können finden Sie aus unserer FAQ-Seite. Sie können bis auf Weiteres den alten Server weiter nutzen und darüber auch Räumen und Konversationen auf dem neuen Server beitreten, beachten Sie nur, dass wir für die Stabilität des Dienstes nicht garantieren können.

Hinweise & Anleitungen zur Bedienung

Sie finden hier eine Kurzanleitung:

Bitte bewahren Sie Ihren Sicherheitsschlüssel, den Sie beim ersten Login angezeigt bekommen, gut auf! Sie benötigen diesen Schlüssel, wenn Sie den Zugriff zu bisherigen Elementsitzungen verlieren (z. B. durch Verlust der Geräte). Ohne dieses zusätzliche „Passwort“ können Ihre Nachrichten dann nicht mehr entschlüsselt werden.

Nutzungshinweise

Schlüsselsicherung
Schlüsselsicherung in Element

Viele Gespräche in Element sind verschlüsselt, dadurch ist die Kommunikation sicher und für Fremde (aber auch für die Universität oder das Rechenzentrum) nicht einsehbar. Das bedeutet aber auch, dass bei der Nutzung sichergestellt werden muss, dass die Schlüssel zur Entschlüsselung nicht verloren gehen. Dafür bietet Element eine automatische Schlüsselsicherung, die in „Alle Einstellungen“ -> „Sicherheit“ -> „Verschlüsselte Sicherung“ aktiviert werden kann.

Element Apps

Element lässt sich auf allen gängigen Plattformen nutzen. Am einfachsten und direktesten ist die Nutzung im Browser. Dazu rufen Sie einfach https://element.uni-osnabrueck.de/ auf und melden sich mit Ihrem bekannten Uni-Account (auch als LDAP-Account bekannt) an. Wenn Sie Element auf Ihrem PC oder Mac regelmäßig nutzen, lohnt es sich vielleicht auch die Installation des eigenständigen Clients, also eines eigenen Element-Programms. Dadurch ist Element unabhängig vom Browser und läuft deutlich effizienter in einem eigenen Fenster.

Auch unterwegs können Sie Element leicht nutzen, dank der für die Nutzung auf dem Handy optimierten Apps für Android und iOS. So bekommen Sie etwa, wenn gewünscht, auch direkt eine Benachrichtigung, wenn Sie auf Element eine Nachricht erhalten oder in einem Raum mit der @-Erwähnung angesprochen werden.

Reaktionen als Markierungen

Eine häufig genutzte Funktion von Element sind die sogenannten „Reaktionen“. Sie können einer beliebigen Nachricht ein Emoji zuweisen, indem Sie auf das Smiley-Symbol klicken, das erscheint, wenn Sie den Mauszeiger über eine Nachricht bewegen. Die kleinen Icons sind natürlich vor allem aus informeller Textkommunikation bekannt, können jedoch noch mehr leisten als nur emotionale Reaktionen ausdrücken. Diese Funktion bietet eine Vielzahl von Möglichkeiten, um Informationen zu kennzeichnen. Es reicht von einfachen Symbolen wie einem Haken ✅ für erledigte Aufgaben oder einem Ausrufezeichen ❕ für beantwortete Fragen bis hin zu komplexeren Systemen mit mehreren Attributen. Bspw. können Prioritäten mit roten 🔴, gelben 🟡 oder grünen 🟢 Punkten dargestellt werden. Zudem können verschiedene Gesichter wie 😀🤔😥😭 verwendet werden, um die Schwierigkeit einer Frage einzuschätzen, oder als Abstimmungsmöglichkeit mit Symbolen wie 1️⃣2️⃣3️⃣ für verschiedene Optionen.

Räume strukturieren

Für die Lehre sind zwei Organisationsstrukturen innerhalb von Element möglich:

Die erste Option ist leicht zu verwalten. Sie besteht darin, alle Teilnehmenden Ihrer Veranstaltung einfach in einen eigens erstellten Raum einzuladen. Der Vorteil dieser Lösung liegt darin, dass alle Informationen an einem zentralen Ort gebündelt sind. Der Nachteil ist, dass sich der Chatverlauf sehr schnell bewegt, wenn viele Studierende aktiv daran teilnehmen – konzentrierte Diskussionen zu mehreren Themen können so schwierig werden.

Die zweite Option ist sehr viel flexibler, erfordert aber auch eine gründlichere Vorbereitung und gegebenenfalls Improvisation während der Durchführung der Veranstaltung. Sie können in Element einen Space anlegen, um mehrere Räume zu bündeln. Wenn Sie dann die Studierenden zu diesem Space einladen, wird eine Liste mit Räumen für alle Beteiligten übersichtlich angezeigt. In der Praxis spiegelt der Space den Kurs wider, während die Räume für Diskussionen zu spezifischen Themen oder in bestimmten Gruppen dienen.

Exemplarische Einsatzszenarien

Kursorganisation

Element kann leicht zur alltäglichen Organisation von Veranstaltungen genutzt werden und ersetzt dabei den Versand von E-Mails. Der Vorteil für diese Art der Benachrichtigung der Studierenden ist die Persistenz der Nachrichten. Sie sind leicht im Chatverlauf des Raums wiederzufinden, es kann direkt darauf verwiesen werden und es ist eindeutig ersichtlich, wer welche Nachrichten erhalten hat. Auf diese Weise können kurzfristige Änderungen im Ablauf, Erinnerungen an Abgabetermine oder die Leitfrage für die kommende Diskussion schnell und zuverlässig an alle Teilnehmenden gesendet werden. Für die Studierenden hat Element den großen Vorteil, dass sie sehr genau einstellen können, wie sie auf welche Nachrichten aufmerksam gemacht werden wollen. So gibt es durch den Einsatz von Element die Möglichkeit, dass die Studierenden eine Benachrichtigung auf ihr Handy bekommen. Während eine E-Mail viel zu leicht untergeht, entspricht diese Benachrichtigung dann auch modernen Kommunikationsgewohnheiten.

Diskussion zwischen den Sitzungen

Durch das gezielte Aktivieren der Studierenden, zum Beispiel durch offene Fragen im Nachgang einer Sitzung, kann Element zu einem Ort der fachlichen Diskussion werden. Der große Vorteil von diesem Medium ist dabei der Fokus auf kurze und informellere Textnachrichten. Diese Form kann Studierende etwa ermutigen, sich an Diskussionen zu beteiligen, die sie in einer formelleren Umgebung meiden würden. Besonders hilfreich kann hierzu ein Raum sein, der von Tutor*innen moderiert wird und in dem keine Lehrenden Mitglied sind.

Eine wesentliche Voraussetzung für einen lebendigen Austausch sind in jedem Fall gute Beispiele, die Sie (eventuell gemeinsam mit Tutor*innen) problemlos vorführen können. Das bedeutet jedoch auch, dass in vielen Gruppen ein aktiver Austausch erst zustande kommt, wenn die Lehrenden sich daran beteiligen, ohne die Diskussion zu dominieren. In einigen Gruppen funktioniert diese Form der Kommunikation nur begrenzt. Wie oft üblich muss die Form der Diskussion also auch hier an die jeweiligen Umstände angepasst werden.

Fragensammlung

In Vorlesungen bietet sich Element als sinnvolles Instrument an, um während der Vorlesung Fragen zu sammeln. Ein großer Vorteil besteht darin, dass dadurch ein zusätzlicher Kommunikationskanal entsteht, über den andere Studierende diese Fragen direkt beantworten können. So werden die leise geführten Gespräche, die in jeder Vorlesung stattfinden, aus dem Schatten geholt und zur aktiven Einbindung aller Studierender genutzt. Am Ende der Vorlesung oder im Anschluss daran haben Sie dann die Möglichkeit, die gestellten Fragen und Antworten einzusehen und zu kommentieren oder zu beantworten. Durch diese Methode wird verhindert, dass sich auf dem „geflüsterten Kanal“ Halbwissen unkorrigiert verbreitet oder ungeklärte Fragen unbeantwortet bleiben.